Nos tempos atuais, tem crescido a preocupação por parte dos empreendedores em saber mais sobre controle de estoque de farmácia ou drogaria.
Principalmente, no atual momento de personalização de atendimento ao cliente que está cada vez mais informado sobre produtos e serviços, e com a crescente procura por produtos farmacêuticos em canais de vendas online.
Em todos os casos, o pleno sucesso de uma empresa do segmento farmacêutico está relacionado com esse tipo de controle.
Na prática, a farmácia que se dedica a trabalhar com uma ampla quantidade de produtos no seu estoque se sente impelida a aplicar novos métodos de organização para manter o giro do capital e dos produtos para uma constante venda.
Essa iniciativa é importante para manter o fluxo de caixa, além de reduzir qualquer tipo de prejuízo que possa ocorrer por causa de falta de controle de produtos no estoque ou até mesmo pelo vencimento.
Neste artigo falaremos mais sobre a importância do controle dos produtos no estoque e como essa gestão deve ser pensada de maneira estratégica.
O controle de estoque de farmácia
Acreditamos que quando uma rede de drogarias atua com uma quantidade menor de produtos ela pode gerar problemas de custos, precificação e de capacidade de entrega junto ao cliente.
O estoque limitado restringe o poder de escolha do cliente, podendo ainda gerar situação de ruptura de estoque e gerar falta de produtos.
Porém, o excesso de estoque pode gerar dinheiro parado por causa do estoque. Dessa forma, é importante criar pontos de equilíbrios na quantidade, qualidade, custos e precificação dos produtos já estocados no estoque da empresa.
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A seguir apresentamos os principais tipos de estoque que uma farmácia pode e deve aplicar em sua gestão.
1 – PEPS ou FIFO
Esse método é referente às siglas de PEPS (Primeiro que entra, Primeiro que sai), da língua inglesa “FIFO” que significa “FIRST IN FIRST OUT) e é reconhecido como uma simples técnica que orienta a armazenagem de estoque de forma mais eficiente para a gestão dos produtos na farmácia.
Na prática, o primeiro produto que entra no estoque será o primeiro a ser colocado à venda.
Caso uma farmácia tenha comprado um determinado lote com 200 produtos, esses 200 produtos serão os primeiros a serem vendidos, para evitar que fiquem envelhecidos no estoque com a entrada de outros similares para a reposição.
Dentre as principais vantagens da aplicação do método PEPS temos o pleno controle para evitar que produto já estocado dos itens não permaneçam por muito tempo guardado nas prateleiras ou no ponto de armazenamento evitando que o produto fique envelhecendo até passar o prazo de validade.
2 – PVPS ou FEFO
Outro método é o PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que sai), oriundo da sigla em inglês FEFO (First Expired First Out). Através dessa metodologia, a empresa prioriza para venda ou entrega o produto que está com data mais próxima do vencimento como prioridade para ser vendido ou entregue primeiro.
Através da técnica PVPS os gestores e vendedores não consideram a data de entrada dos produtos, mas a data de vencimento do produto.
3 – Controle de entrada e saída
É fundamental para o gestor da farmácia aplicar pleno controle de estoque de farmácia, principalmente para ter plena visão da movimentação dos produtos.
Através desse tipo de controle o empreendedor terá plena informação essencial, além de saber em qual tempo o fornecedor precisou para disponibilizar o produto entre a compra e a entrega de um pedido, além de quanto tempo foi necessário perante a organização do estoque.
Tendo essas informações organizadas, é possível realizar o planejamento de modo eficiente para o controle de entrada e saída de produtos que estão no estoque.
No momento de entrada dos produtos é importante realizar conferência certa das mercadorias para conferir a quantidade de cada tipo de produto considerando os lotes e datas de validade de cada produto.
4 – Check-in
Outro método de gestão de estoque é indicado o uso de check-in. O primeiro, na entrada do produto é referente a realização do check-in no arquivo XML com o registro das mercadorias compradas para compor o estoque.
Geralmente, os distribuidores de mercadorias fornecem um arquivo XML referente à Nota Fiscal Eletrônica (NFe) com todos os dados do produto de forma detalhada. É indicado importar o arquivo XML para o sistema de controle da farmácia.
Dependendo do sistema automatizado, as quantidades de cada produto podem ser atualizadas de forma automática evitando ocorrência de quantidades incorretas, evitar inserir nome de produto incorreto, erro na inserção de informações tributárias ou erros no próprio arquivo XML.
Outro tipo de check-in é o de compra, esse é aplicado no processo de controle de estoque de farmácia por meio de conferência de produtos de compra que exige checar a quantidade comprada de determinado produto considerando a nota do pedido de compra.
Quando alcançamos o momento de saída do produto, devemos aplicar o check-out no processo de venda. Trata-se de uma ação na outra ponta do estoque da farmácia.
Considerando o controle de estoque de farmácia, é necessário conferir novamente o produto que será entregue, seja na venda online ou no caixa da farmácia presencial, o produto que sai é o produto que está sendo vendido, e essa venda precisa ser registrada no sistema para liberar a saída do produto no estoque.
Nos trabalhos de saída ou venda de produtos, o operador do caixa precisa ter atenção para verificar se o produto que está sendo entregue para o cliente é o mesmo que está cadastrado no sistema.
É importante que essas etapas não sejam realizadas de forma manual, devido à complexidade das informações a serem conferidas.
Portanto o controle de estoque de farmácia ajuda na redução de custos, manutenção dos produtos de forma correta e estratégica no ponto de armazenamento e de vendas, evitando perdas por causa da data de vencimento ou erros no processo de entrega.
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Na farmácia, o controle de medicamentos e de produtos a serem ofertados pela farmácia precisam ser cadastrados, controlados, rastreados e conferidos até o momento de venda, entrega ou troca.
Por não se tratar de um processo simples, porém que é inegociável para uma drogaria, ter apoio capacitado para aprimorar os processo de seu controle de estoque é essencial.
Pensando nisso, nós oferecemos todo apoio que seja necessário para o controle de estoque em sua farmácia ou drogaria.
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