A conferência do caixa da farmácia faz parte do cotidiano administrativo para o controle das movimentações de entradas e saídas de dinheiro, e todos os dados de vendas a serem conferidos.
O estabelecimento farmacêutico precisa ter esse controle, mesmo em caso de dados e valores menores como forma de evitar qualquer tipo de divergência financeira.
A empresa ao manter esse ritmo de conferência mantém o pleno controle de sua movimentação financeira evitando qualquer tipo de conflitos evitando complicações futuras.
Neste artigo apresentamos dicas preciosas de como realizar esse tipo de conferência no dia a dia do caixa da empresa.
A conferência do caixa
Dentre os principais problemas gerados pela ausência de uma conferência diária podemos destacar a falta de controle nas entradas e saídas de recursos, divergência nos valores arrecadados em relação aos dados registrados no sistema, perda na organização administrativa, o grave erro de confundir as despesas da empresa com as despesas pessoais do dono, esquecer de categorizar produtos e lançamentos e perder valores que seriam necessários para a empresa.
A importância de manter o caixa organizado
Com a aplicação de processos bem orientados, o caixa quando está em dia pode oferecer uma visão mais clara do faturamento de uma empresa, principalmente, no caso de uma farmácia.
Quando o caixa está organizado, o gestor da empresa pode se sentir mais seguro para tomar decisões estratégicas e consistentes.
Para evitar gastos desnecessários
Na dedicação da conferência do caixa da farmácia, essa prática permite que a empresa evite gastos desnecessários. Mantendo os dados e os números sempre certos no caixa, a empresa sempre terá uma noção de todos os gastos que são de fato desnecessários ou necessários para o seu funcionamento.
Esse tipo de controle ajuda a farmácia a fazer plena análise e distribuição do dinheiro que está circulando na empresa abrangendo a entrada e saída de recursos.
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A partir da conferência, o gestor pode acompanhar todos os gastos, levantar recursos, realizar análise da movimentação do dinheiro e do capital de giro. Em caso de perdas ou de déficit, é importante conferir todo o histórico para posteriormente evitar a tomada de empréstimos para tapar buracos nas contas.
Melhoria no planejamento de contas
Na hora de decidir se a farmácia precisa fazer novas compras, investimentos ou reformas em suas lojas, é fundamental ter todo o controle preciso sobre o caixa da empresa como forma de implementar o melhor planejamento possível das contas.
O controle e a conferência de caixa da farmácia sempre proporcionam realizar plena avaliação dos valores que entram e saem e, principalmente, verificar se os valores a receber de fato ajudarão a pagar as contas e a gerar receita para a empresa.
Análise sobre o negócio
Verificar o fluxo de caixa permite a avaliação dos prazos de pagamentos e recebimentos, verificando por meio dessa análise de há uma oportunidade mais adequada para aprimorar as finanças da empresa buscando avaliar se o momento é de fato favorável para cobrir despesas ou até mesmo realizar promoções de vendas.
Como fazer a conferência do caixa da farmácia
Para saber como trabalhar e realizar a conferência do caixa da farmácia, veja a seguir os passos a seguir.
1 – Padrão de abertura e fechamento de caixa
O primeiro passo é organizar as práticas de abertura e fechamento de caixa, com horário e medidas adequadas para garantir a segurança e o procedimento de controle.
É fundamental priorizar sistemas que ofereçam acesso seguro e processos que modifiquem os dados de forma a simplificar o trabalho dos vendedores, gerentes e dos gestores da empresa.
Essas práticas impactam no faturamento do negócio, mantendo sempre a confiança em processos de abertura e fechamento que podem ser feitos por turnos, no turno do dia e no turno da noite.
2 – Abertura única
Existem gerentes que optam por abrir o caixa somente uma única vez por dia, como forma de realizar uma única operação para incluir e conferir todos os valores em um único procedimento.
A desvantagem dessa prática é o fato do caixa permanecer aberto até o encerramento do dia, independente do horário de trabalho do gerente ou do colaborador.
Mas, esse tipo de prática é indicada para farmácias de menor porte ou que possuem poucas filiais, possuindo apenas de um a dois caixas.
3 – Abertura por turno
Como já falado anteriormente, o estabelecimento pode ainda fazer a abertura do caixa por turno, especificando qual colaborador poderá fazer a abertura em determinado horário do dia.
Desse modo, a operação poderá ser realizada sempre que houver troca de operador do caixa, com a desvantagem desse processo se tornar repetitivo elevando a necessidade de controle com troca de malotes.
Essa prática é indicada para estabelecimentos de médio e grande porte, com mais de dez funcionários e que permanecem abertas por 12 horas ou que funcionam 24 horas por dia. Cada colaborador permanece responsável pelos valores recebidos em seu turno.
4 – Registro das vendas
Para aprimorar o processo de conferência de caixa de farmácia, é indicado ainda fazer o registro das vendas como forma de fazer o pagamento de maneira correta.
Todas as movimentações precisam ser registradas no caixa, independente se há pequenos ou grandes valores envolvidos, se conscientizando sempre pela prática de controle evitar esquecer dos dados.
5 – Fechamento do caixa
É importante que o fechamento do caixa seja feito diariamente, podendo ser feito por turnos ou no final do dia. É importante que essa tarefa seja feita pelo supervisor financeiro ou pelo gerente geral.
6 – Responsável pelo caixa
É fundamental que o processo seja bem definido considerando uma melhor tomada de decisão selecionando a organização administrativa mais adequada para a organização.
Ao mesmo tempo, é importante manter o caixa da farmácia dentro de uma rotina de forma bem exemplificada, delegando determinados tipos de responsabilidades.
A Resilcon Contabilidade pode te auxiliar nesse processo
É importante fazer a conferência da caixa da farmácia como forma de manter os registros das movimentações do caixa com todos os detalhes, com o pleno objetivo de identificar movimentação de entrada e saída de recursos.
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