Eficiência da cultura de controle e eliminação de desperdícios nas organizações
Na realidade essa busca está relacionada a administração do desperdício, a busca do desempenho e da qualidade com a quantidade certa de insumos e investimentos, impactando a agilidade no atendimento.
As empresas buscam de várias maneiras alcançar a sua eficiência operacional, isso não poderia ser diferente, pois é o foco de qualquer investimento.
Porém, quando se questiona o conceito dessa busca, ou seja, de fato o que é essa eficiência e os benefícios dela para a organização, temos um instante de silêncio como se a questão fosse tão óbvia que a pergunta não caberia na abordagem.
Na realidade, essa busca está relacionada a administração do desperdício, a busca do desempenho e da qualidade com a quantidade certa de insumos e investimentos, impactando a agilidade no atendimento.
O que parece ser óbvio, como a dedução clara de rentabilidade e lucratividade, é uma consequência da administração do desperdício, de se trabalhar com o investimento seja material, seja financeiro, seja de mão de obra, todos na medida certa, nem mais e nem menos. Como ter rentabilidade e lucratividade sem antes atender esses quesitos – eliminar desperdícios tendo investimentos na medida exata.
Para que isso ocorra, temos que nos valer de processos e procedimentos que atendam a necessidade da operação que apresentem a dinâmica da atualização. Aí surgem outras questões não menos importantes, relacionadas ao que é processo, e ao que é procedimento?
O processo está relacionado as atividades do negócio e de suporte a realização do mesmo objetando o alcance de suas propostas de seu objetivo. Exemplo em uma empresa industrial, para que ela possa fabricar e vender seus produtos, ela terá vários processos: de manufatura, de compras e vendas, financeiro, de gestão de colaboradores e gestão patrimonial, e outros. É preciso identificar como esses eventos e relacionam, qual a dependência entre eles, qual o investimento para seu pleno funcionamento, como será a interação de funções dessa “máquina” para que ela apresente resultado para o fim ao qual se destina.
Já o procedimento indica a forma de executar determinado processo, ou seja, que material ou informação se recebe, com qual qualidade, em qual prazo, de quem, o que fazer com esse material ou informação, com qual qualidade, endereçando o resultado desse processo para quem, em qual prazo, através de qual meio ou forma.
Considerando a necessidade de agilização de informações para atender não somente requisitos de mercado, como o pós venda, a entrega e quando necessária a reposição, a satisfação do cliente, a cobrança certa, a facilidade de contato com o cliente e atendimento de sua expectativa; mas também para atender o investidor quanto a acompanhar a evolução da empresa na qual aplicou recursos.
E ainda, não desprezando o atendimento das obrigações fiscais e tributárias junto ao órgão fiscalizador de suas operações, é fato que as organizações necessitam de processos e procedimentos bem estruturados, atualizados, com um quesito principal, que é a possibilidade de indicar de forma clara etapas da operação nas quais possa estar ocorrendo desperdício, ou ocorrendo a geração de algum tipo de contingência.
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Fato importante quanto aos procedimentos é a versatilidade que os mesmos devem ter para atender alterações legais que norteiam a operação, e possam de maneira produtiva sugerir e se for o caso transferir atualizações para os processos. Exemplo atual é a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que traz as empresas a obrigação de administrar dados de terceiros na forma contemplada nessa Lei. Se temos procedimentos gessados, burocráticos, lentos de aplicação, estamos diante de um problema não de uma solução.
Item a ser considerado nessa abordagem é a tendência natural das empresas no investimento em softwares de gestão. A qualidade da informação disponibilizada a essas ferramentas é fundamental na qualidade do dado processado, sem considerar a agilidade do processamento, ou seja, se o dado é ruim ele chegará a ponta final do processo de forma bem mais rápida, como é a proposta dessas ferramentas, mas com a mesma qualidade com a qual foi inserido na ferramenta.
Processos e procedimentos bem elaborados, direcionados ao negócio, atendendo as variáveis do mesmo e do mercado de sua atuação são instrumentos fundamentais para a eliminação de desperdícios e para a dosagem correta de investimentos, além de suportarem princípios e políticas de governança, de eliminação de contingências financeiras e fiscais tributárias, e de uso pleno de ferramentas sistêmicas. Daí, teremos como consequência, o surgimento da rentabilidade e lucratividade na operação.
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